Better Time To Work | มุมมองคนทำงาน

เคยมีงานวิจัยออกมาว่า คนเราเสียเวลาเปล่า ๆ โดยเฉลี่ยแล้ววันละ 4 ชั่วโมง เฉลี่ยแล้วสัปดาห์ละ 20 ชั่วโมง คิดดูซิว่า…คุณเสียเวลาตั้งมากมายขนาดนั้นไปทำอะไรหมด จะว่าทำแต่งานก็ไม่ใช่ทั้งหมด เพราะสุดท้ายก็ยังรู้สึกตัวเองว่า เวลาไม่พอสำหรับการทำงานซะจริง ๆ กว่างานจะเสร็จได้แต่ละชิ้น เรียกว่าต้องเร่งมือทำกันจนหืดขึ้นคอ เหนื่อยจนสายตัวแทบขาด เพื่อให้ทันเส้นตายที่ขีดไว้

เอาเป็นว่า…เริ่มจากวิธีง่าย ๆ ก่อน ปกติเราจะทำงานกันวันละประมาณ 8 ชั่วโมง ฉะนั้นเริ่มจากทุก ๆ เช้า วางแผนไว้เลยว่า วันนี้มีอะไรต้องทำบ้าง จากนั้นตั้งเวลาในการทำงานว่า…ต้องให้เสร็จกี่โมงบ้าง ซึ่งใช่ว่าจะตั้งไว้เฉย อย่างนั้น แต่คุณต้องทำให้ได้จนติดเป็นนิสัยเลยล่ะ

นอกจากนี้วางแผนไปถึงช่วงเย็นไว้เลยว่าจะทำอะไร เช่น กินข้าวกับแฟน นัดดูหนังกับเพื่อน ไปฟิตเนส หรือกลับบ้านเพื่อไปดูหนังวิดีโอเรื่องโปรดที่เช่ามาจากร้านเช่าวิดีโอ ฯลฯ

ที่ กล่าวมาเป็นแผนการสั้น ๆ แบบคร่าว ๆ สำหรับการบริหารเวลาให้ลงตัวในชีวิตมากขึ้น

ต่อไปลงลึกกันถึงราย ละเอียดขั้นตอนการบริหารเวลาเพื่อให้ได้งานที่มากกว่า ซึ่งถือเป็นเคล็ดลับในการจัดการกับเวลา บริหารตัวเอง ได้อย่างชาญฉลาดแบบมืออาชีพ

รู้จักวางแผน
ไม่มีข้อแก้ตัวใดที่ยอม รับได้หากคนคนนั้นไม่มีการวางแผน ลองปฏิบัติการตัวเองซะใหม่ ยอมเสียเวลาสัปดาห์ละแค่ชั่วโมงเพื่อวางแผน เริ่มต้นจัดการให้ดี อีกอย่างการวางแผนจะทำให้คุณสามารถหาวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานด้วย

เชื่อ ว่าหลายครั้งที่คุณต้องทำงานอย่างรีบเร่งเพราะใกล้ถึงวันที่ต้องทำงานอย่าง รีบเร่งเพราะใกล้ถึงวันต้องส่งงานแล้ว แต่หากสามารถควบคุมเวลาได้จะพบว่า วันหยุดเสาร์อาทิตย์ มีเวลาเหลือสำหรับกิจกรรมเพื่อการพักผ่อนอย่างล้นเหลือ

"หลังจากที่ตัวเองเป็นคนหนึ่งที่ต้องเร่งทำงานเมื่อใกล้ถึงกำหนด ส่งงาน จนต้องทำล่วงเวลาก็บ่อยครั้ง แต่หลังจากทุกเย็นวันอาทิตย์ของแต่ละสัปดาห์ ดิฉันได้ลองวางแผนการทำงานทั้งหมด เช่น ออกพบลูกค้าตอนไหน ต้องเสร็จกี่โมง ประชุมวันใดบ้าง รายงานผลสรุปการทำงานให้เจ้านายฟังอย่างไร ฯลฯ นอกจากนี้ยังออกเดทกับแฟนได้บ่อย ๆ ชีวิตดูลงตัวขึ้นเยอะค่ะ" จารุวรรณ แสงอากาศ อายุ 29 ปี ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายโฆษณา บริษัทอสังหาริมทรัพยืชื่อดังของเมืองไทยแห่งหนึ่ง

จัดลำดับความ สำคัญก่อนหลัง
หากคุณถูกขอร้องให้อยู่ทำงานจนดึก ในขณะที่คุณได้ยกเลิกรายการนัดหมายกับแฟน ซึ่งหากรวมครั้งนี้ก็จะเป็นครั้งที่สี่ในรอบสัปดาห์แล้ว เนื่องจากต้องทำงานล่วงเวลาติดต่อกันมาหลายสัปดาห์ เพราะต้องเขียนรายงานให้เสร็จ ตามกำหนดของการประชุมโครงการใหญ่ประจำปีของบริษัท โดยที่งานประจำของตัวเองแทบโงหัวไม่ขึ้นอยู่แล้ว

ไม่มีอะไร เป็นคำตอบที่ถูกต้องแน่นอนสักอย่างเดียวหรอก การลำดับความสำคัญก่อนหลัง ขึ้นอยู่กับระบบคุณค่าที่ตัวคุณเองเป็นผู้กำหนด บางครั้ง…ครอบครัวคุณอาจสำคัญเหนือสิ่งใด หรือบางโอกาส…งานสำคัญมากกว่า ฉะนั้นแยกแยะให้เห็นโดดเด่นระหว่างงานเร่งด่วนกับสิ่งที่ไม่เร่งด่วนดีกว่า งานเสร็จทันเวลาอย่างมีประสิทธิภาพดูสำคัญที่สุด คิดซะด้วยว่า …เวลาเป็นเงินเป็นทองเหลือเกิน

โต๊ะทำงานเป็นระเบียบ ทำให้ไม่เสียเวลาในการหาเอกสารที่ต้องการ
จงเป็นเพื่อนกับถังขยะของคุณ เถอะ…ถามตัวเองบ่อย ๆ หน่อยว่า ทำไมคุณถึงเป็นคนช่างเก็บของบางสิ่งเอาไว้อย่างไม่จำเป็นต้องเก็บ หรือหากโยนเจ้าสิ่งนั้นไปซะจะเกิดอะไรขึ้น หากไม่มีคำตอบที่ดี ฉีกมันและทิ้งไปซะ บรรดากระดาษโน้ตที่ไม่จำเป็น เอกสารแฟกซ์ตั้งแต่ปีมะโว้

เมื่อ กำจัดสิ่งที่วางกอง ๆ สุมกันอยู่โดยไม่มีประโยชน์ออกไปหมด เก็บสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ไว้ จากนั้นวางสิ่งของต่าง ๆ ที่ถูกใช้บ่อย ๆ ไว้ใกล้มือพอเอื้อมถึง จัดพื้นที่บนโต๊ะให้เหลือพอสำหรับการนั่งทำงาน และเพียงพอที่จะเก็บอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น จอคอมพิวเตอร์ คีย์บอร์ด โทรศัพท์ กล่องนามบัตร ฯลฯ

สร้างนิสัยประหยัดเวลาให้ตัวเอง

ทำ สิ่งหนึ่งสิ่งใดในเวลาเดียว กรณีนี้สำหรับงานใดที่ต้องคิดหรือมีสมาธิ หรือสำคัญมากจนทำให้ตัวคุณต้องเพ่งจุดสนใจไปงานนั้นหมดสิ้น ดังนั้นการพูดกับใครทางโทรศัพท์สักคนและเขียนจดหมายในเวลาเดียวกัน ไม่ได้ประหยัดเวลาแต่ประการใด รังแต่จะทำให้คุณผิดพลาดเปล่าๆ

รวมกัน เป็นสองเท่า สำหรับกิจกรรมที่ไม่ต้องใช้สมาธิมากมายนัก เช่น คุณสามารถฟังเทปบทเรียนภาษาอังกฤษขณะตัดบทความข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์ช่วง เช้า
จำไว้ว่า…เทคโนโลยีบางอย่างไม่สามารถแทนที่คนได้ บริษัทบางแห่งติดยึดกับคอมพิวเตอร์สามารถทำงานแทนคน จึงตัดฝ่ายธุรการออกไป ปรากฏว่าผู้จัดการต้องวุ่นวายอยู่กับงานจัดเอกสาร ถ่ายเอกสาร ส่งแฟกซ์อีกด้วย
อย่าผัดวันประกันพรุ่งเป็นอันขาด
เชื่อไหมว่า…การผัด วันประกันพรุ่งเป็นการถูกขโมยเวลา ซึ่งพฤติกรรมแบบนี้ยากจะแก้ไขด้วยสิ แต่ไม่เป็นไรไม่ยากเกินไปเท่าไหร่นัก คุณลองเอางานทั้งหมดมาย่อย ๆ ออกมา แล้วค่อยทำไปทีละขั้นตอน ๆ เผลอไม่นากลายเป็นว่างานเสร็จไปโดยไม่รู้ตัว

หาช่วงเวลา "กรุณาอย่ารบกวน"
"ดิฉันเคยขอร้องเพื่อนร่วมงานโต๊ะติดกัน ให้ช่วยรับโทรศัพท์ช่วงเช้าในวันทำงาน ผลปรากฏว่า…รายงานสำหรับเสนอลูกค้าในวันพรุ่งนี้ เสร็จก่อนเที่ยงด้วยซ้ำ และดิฉันยังมีเวลาเหลือสำหรับการตรวจทาน เสริมข้อมูลที่เป็นประโยชน์บางอย่างลงไปได้อีก และเมื่อรายงานถึงมือลูกค้าเขาพอใจมาก ตัวเองจึงได้รับคำชมจากเจ้านาย ในผลงานชิ้นนี้ไม่น้อย เมญานี บุญเย็น สาวนักการตลาดวัย 27 ปี ของบริษัทโฆษณาแห่งหนึ่ง

หลีกเลี่ยงอีเมล์และเมล์ขยะทั้งหลาย ทางอินเตอร์เน็ต
อยากบอกว่า "เวลาหลายชั่วโมงอาจเสียไปกับการอ่านอีเมล์และเมล์ขยะทั้งหลาย" จำกัดเวลาแค่ช่วงหนึ่ง อาจเป็นเฉพาะช่วงเที่ยงสำหรับการใช้อินเตอร์เน็ต รวมทั้งลบเมล์ขยะทิ้งซะ คุณยังมีอย่างอื่นที่สำคัญและเร่งด่วนมากกว่าการนั่งใช้อินเตอร์เน็ตเป็น ครึ่งวัน

ย่นระยะเวลาการประชุมลงซะหน่อย
หลายคนกำลังพบอุปสรรค ที่ทำให้ไม่ได้กลับบ้านตรงเวลาคือ การประชุม ฉะนั้นต้องมีการวางกรอบเวลาและเส้นตายที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกันไว้ว่า "ไม่เกินเวลาเท่าไร" และต้องไม่เป็นการประชุมที่ไม่มีเป้าหมายหรือไม่มีวาระที่ชัดเจน "ฉันเคยประสบกับการประชุมที่ไม่มีวาระชัดเจนสักเท่าไหร่นัก ทำให้สถานการณ์เริ่มเยิ่นเย้อ ตัวเองจึงแนะนำว่า ไว้ค่อยคิดกันใหม่ตอนความคิดปลอดโปร่งในวันพรุ่งนี้จะดีกว่า ถึงเวลาประชุมในรุ่งเช้าอีกวัน ปรากฏว่าบริษัทได้แนวทางการพัฒนาที่เป็นประโยชน์อย่างไม่น่าเชื่อ" สุริวิภา เจริญผล ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ บริษัทนำเข้าสินค้าต่างประเทศแห่งหนึ่ง

วาง เป้าหมายในความสำเร็จของงานเสมอ
จำไว้ว่า…มองหาเป้าหมายอยากทำให้งาน สำเร็จ โดยคิดว่าคุณอยากได้อะไรจากงานนั้น และมันสามารถเข้ากับชีวิตคุณได้อย่างไร นั่นหมายความว่า เมื่องานลงตัวกับชีวิตก็สามารถทำให้คุณสนุกที่จะทำงานนั้นไปได้ตลอดรอดฝั่ง

บาง คนอาจวางเป้าหมายแค่ว่า ทำงานเพื่อหาเงินสำหรับท่องเที่ยว ส่วนคนอื่นอาจคิดว่าทำงานเพื่อการเลื่อนตำแหน่งขึ้นอย่างรวดเร็วมากกว่า ถึงตรงนี้อยากบอกว่า หากคุณใช้ชีวิตในการทำงานครึ่งหนึ่งหมดไปกับงานที่คุณไม่สนใจ ไม่มีประโยชน์ในระยะยาว ชีวิตคุณจะมีความสุขในการดำเนินต่อไปได้อย่างไร

ทั้ง นี้ทั้งนั้นเคล็ดลับการบริหารงานทั้งหมดจะไม่ได้ผลเลย หากคุณไม่มีแรงบันดาลใจในการทำงานทุกอย่างให้ได้ผล ทำอย่างไรจึงจะคงความกระตือรือร้น แทนที่ถอยกลับไปอยู่กับนิสัยเสีย ๆ ในอดีต ซึ่งทำให้เสียเวลาซะเปล่าๆ

ฉะนั้นรีบจัดการเวลาและนิสัยส่วน ตัวบางอย่างของตัวเองให้ได้ แค่นี้แหละ…ก็สามารถทำให้ชีวิตคุณไม่เครียดเกินไป

ลองทำดู…แล้วคุณจะ พบอีกด้วยว่า คุณสามารถหาเวลาให้ตัวเองและครอบครัวได้เหลือเฟือทุกวันอย่างไม่น่าเชื่อ

กลับ ไป"เคล็ดลับการทำงาน"
ขอขอบคุณบทความดีๆ จาก นิตยสาร ผู้หญิง รายปักษ์